Отчеты становятся более понятными и структурированными, если данные в них организованы в группы и подгруппы. Однако структуру отчета можно изменить. Для этого используется диалоговое окно

Чтобы открыть диалоговое окно , откройте отчет в режиме Конструктора и нажмите кнопку Сортировка и группировка на панели инструментов Конструктор отчетов .

Рис. 12.

В этом диалоговом окне можно определить поля или выражения, по которым Access будет группировать данные. Кроме того, сгруппированные данные можно сортировать по возрастанию или по убыванию. Символ на кнопке выделения в левом сером столбце этого диалогового окна указывает на то, что данное поле или выражение (находящееся справа от значка) используется для группировки записей. В данном примере поле «Категория» используется для группировки строк отчета, а сортировка строк в пределах группы выполняется по полю «КодТовара».

Разработка интерфейса приложения

Есть несколько способов организации командного интерфейса приложения. Можно создать специальную строку меню или Главную кнопочную форму, чтобы предоставить пользователю удобное средство выбора действий, которые нужно выполнить в приложении. Команды следует группировать в меню или на страницах кнопочной формы по своему назначению так, чтобы пользователю было интуитивно ясно, где должна находиться определенная команда и в каких случаях следует ее выполнять. Обычно для работы с приложением создают специальную форму, которая носит название Главная кнопочная форма и содержит кнопки, позволяющие выбирать основные функции или подсистемы приложения. Такую форму можно создать, как обычно, с помощью Конструктора форм, а можно использовать специальный мастер, который называется Диспетчер кнопочных форм. В базе данных «Борей» создана Главная кнопочная форма без применения мастера. Давайте посмотрим, как аналогичную форму создать с помощью Диспетчера кнопочных форм.

Выберите команду меню Сервис, Служебные программы, Диспетчер кнопочных форм. Нажмите кнопку Да. Теперь мастером создается таблица «Элементы кнопочной формы» и кнопочная форма.

Рис. 13.

Чтобы создать на ней нужные кнопки, нажмите кнопку Изменить . Открывается диалоговое окно Изменение страницы кнопочной формы , содержащее список элементов формы.

Рис. 14.

В поле Название кнопочной формы мы можем изменить стандартное название, если это необходимо. Чтобы создать первый элемент, нажмите данную кнопку. Появляется диалоговое окно Изменение элемента кнопочной формы. В поле Текст введите наименование создаваемой кнопки, например Товары. Второе поле Команда позволяет определить действие, которое будет» выполняться после нажатия данной кнопки. Количество кнопок на одной странице формы ограничено числом 8. Это не значит, что их нельзя создать больше, просто это придется делать вручную.

Если число действий, которые хотелось бы разместить на кнопки, превышает 8, можно сгруппировать часть действий на отдельной странице кнопочной формы. Для примера давайте создадим еще одну страницу нашей кнопочной формы и разместим на ней кнопки действий с клиентами. Для этого в диалоговом окне нажмите кнопку Создать . В появившемся диалоговом окне введите имя новой страницы Клиенты и нажмите кнопку ОК.

Далее в редакторе страниц уже известным способом создадим элементы: Клиенты, Наклейки для клиентов, Телефоны клиентов, Заказы клиентов, которые открывают соответствующие формы. Не забудьте создать кнопку, которая позволит вернуться в Главную кнопочную форму. Для этого нужно связать с ней команду Перейти к кнопочной форме . Закройте это окно, чтобы вернуться к диалоговому окну . В списке страниц у вас должны появиться две страницы.

Теперь нужно отредактировать первую страницу - добавить к ней элемент, с помощью которого можно будет перейти на вторую страницу. Для этого выделите в списке страницу Главная кнопочная форма и нажмите кнопку Изменить . В окне редактора страниц добавьте новый элемент Клиенты, также используя команду Перейти к кнопочной форме . Теперь обе страницы оказались связанными. Можно закрыть окно мастера и посмотреть, что у нас получилось, открыв форму «Кнопочная форма». Вы можете проверить, как действуют кнопки. Можно перейти в режим Конструктора и оформить внешний вид формы, применив все средства Конструктора. Таким образом, с помощью Диспетчера кнопочных форм можно создать иерархическую систему страниц кнопочной формы, которая может быть альтернативой обычному иерархическому меню.

Другой способ создания интерфейса приложения помимо кнопочной формы, создание меню и дополнение его панелью инструментов. Для этого существует очень удобное средство, которое называется панели команд.

Панели команд - это объекты Microsoft Office, которые обеспечивают стандартный способ организации взаимодействия пользователя с приложением Microsoft Office. Они бывают трех типов:

Строка меню;

Контекстное меню;

Панели инструментов.

В своем приложении вы можете использовать как стандартные панели команд Access, настроив их нужным образом, так и специальные пользовательские панели команд.

Создание и изменение панелей команд любого типа выполняется в режиме настройки, который может быть вызван либо с помощью команды меню Вид, Панели инструментов, Настройка , либо из контекстного меню, которое выводится на экран после щелчка правой кнопкой мыши в области панелей команд приложения.

Откройте окно Настройка , например, щелкнув правой кнопкой мыши по панели инструментов и выбрав команду Настройка . Таким способом осуществляется переход в режим настройки панелей команд. По умолчанию открывается вкладка Панели инструментов . Если у вас открылась другая вкладка, раскройте именно эту вкладку. Пока в списке на этой вкладке отображаются только стандартные панели команд. К этому списку нужно добавить новую панель команд типа Строка меню . Нажмите кнопку Создать . В диалоговом окне, запрашивающем имя создаваемой панели команд, введите название: Главное меню и нажмите кнопку ОК. Появится маленькая пустая панель, которая по умолчанию является панелью инструментов. Чтобы превратить ее в строку меню, необходимо изменить ее тип. Для этого выделите элемент Главное меню в списке на вкладке Панели инструментов и нажмите кнопку Свойства . Откроется диалоговое окно Свойства панели инструментов Properties . В раскрывающемся списке тип выберите значение Строка меню .

Кроме типа, для данной панели команд можно задать еще ряд свойств:

Закрепление. Можно задать расположение панели команд на экране: в любом месте, только по горизонтали, только по вертикали или вообще запретить его изменять.

Отображение в меню. Установите этот флажок, если вы хотите, чтобы название этой панели команд отображалось в списке, появляющемся при выполнении команды меню Вид, Панели инструментов (View, Toolbars).

Настройка. Сброс этого флажка запретит изменение данной панели команд.

Изменение размера. Если этот флажок не установлен, изменение размеров данной панели команд будет не возможно.

Перемещение. Сбросьте этот флажок, если нужно запретить перемещение панели команд по экрану.

? отображение и скрытие . Когда этот флажок сброшен, пользователь не будет иметь возможности скрывать и снова отображать панель команд на экране.

Пока наша строка меню пустая. Теперь в нее можно добавить меню - списки команд, раскрывающиеся при выборе меню в строке меню или на панели инструментов. Чтобы добавить меню на панель команд:

· Раскройте вкладку Команды в диалоговом окне Настройка.

· Перетащите элемент Новое меню из списка Команды на новую панель.

· Теперь вы увидите на ней элемент Новое меню.

Изменить название созданного меню можно в окне свойств. Для этого необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши по меню и выбрать в контекстном меню команду Свойства . Появится диалоговое окно Свойства элемента Главное меню . В этом окне можно задать следующие значения:

В поле подпись введите название меню: Клиенты.

В поле всплывающее сообщение можно ввести текст всплывающей подсказки.

Поле действие следует оставить пустым. Обычно оно определяет действие, выполняемое при выборе данного элемента панели команд. При выборе меню Клиенты должен раскрываться список команд данного меню. Это будет выполняться автоматически, т.к. в качестве элемента строки меню мы добавили меню.

Поле стиль позволяет определить вид элемента панели команд, в данном случае - меню. Раскрывающийся список имеет следующие значения:

ь По умолчанию - на элементе меню выводятся одновременно значок и надпись;

ь Только текст (всегда) - и на элементе меню и на кнопке выводится только надпись;

ь Только текст (в меню) - выводится надпись на элементе меню и значок на кнопке;

ь Рисунок и текст - и на элементе меню и на кнопке выводится как значок, так и надпись.

Два поля - файл справки и идентификатор справки - позволяют связать с данным элементом панели команд раздел из справочной системы приложения, который будет отображаться при нажатии клавиши , если данный элемент выделен.

Поле параметр связано с полем действие и определяет значение аргумента функции, если в поле действие определен вызов функции. В данном случае оно тоже остается пустым.

В поле дополнительные сведения можно ввести информацию, которая может быть доступна из процедуры VBA.

Установленный флажок Создать группу означает, что данный элемент панели команд является началом группы и слева от него (в этом случае в строке меню) будет отображаться разделительная линия.

Закройте окно Свойства элемента меню и будем добавлять в меню команды. Для этого можно использовать ту же вкладку Команды диалогового окна Настройка . Выбрав категорию, а затем команду из выбранной категории, можно перетащить ее в данное меню. Например:

Перетащите в меню те формы, которые мы использовали при создании кнопочной формы в предыдущем разделе: «Клиенты», «Наклейки для клиентов», «Телефоны клиентов», «Заказы клиентов».

Чтобы добавить в строку меню следующее меню со списком команд, нужно снова выбрать на вкладке Команды диалогового окна Настройка категорию Новое меню , затем элемент Новое меню и перетащить его в данное меню, поместив его справа от первого элемента. Чтобы изменить вид меню или подменю, щелкните по соответствующему элементу правой кнопкой мыши. Можно использовать команды появившегося при этом контекстного меню или открыть окно Свойства элемента .

Удаление меню выполняется очень просто. Достаточно в режиме настройки панелей команд перетащить соответствующий элемент в пустую область окна Microsoft Access. Аналогично можно перетаскивать подменю и команды меню из одних меню в другие, также можно команду меню превратить в кнопку на панели инструментов и наоборот. Поскольку меню и панели инструментов являются разными типами одного объекта - панели команд, на панели инструментов можно размещать меню, а в строку меню можно добавлять кнопки.

Чтобы окончательно придать меню профессиональный вид (как в стандартном меню Access), необходимо каждому меню и команде меню назначить клавиши доступа. Буквы, соответствующие этим клавишам, выделяются в названии элемента подчеркиванием. Клавиши доступа используются следующим образом. Для того чтобы раскрыть меню, нужно при нажатой клавише нажать клавишу, соответствующую подчеркнутой букве в названии этого меню. Например, комбинация клавиш + «Ф» (+) раскрывает меню Файл (File). Далее, чтобы выбрать команду меню, достаточно просто нажать клавишу, соответствующую подчеркнутой букве в названии команды.

Чтобы указать символ, который будет определять клавишу доступа, нужно в имени команды (в поле подпись окна свойств элемента меню) вставить перед этим символом знак &, например «&Товары». При этом в разных командах одного меню должны быть использованы обязательно разные символы, определяющие клавиши доступа, хотя в разных меню символы могут совпадать.

Для того чтобы обеспечить быстрый доступ к наиболее часто используемым формам, отчетам или макросам, можно создать специальные кнопки, которые помещаются либо на панель инструментов, либо непосредственно в меню. Создать эти кнопки очень просто:

Закройте окно Настройка.

Раскройте список форм в окне базы данных приложения «Борей», выделите форму «Товары» и перетащите ее в строку меню, которое мы только что создали. В строке меню появится кнопка со значком и названием формы, при нажатии которой открывается форма «Товары».

Как видите, в одной строке меню могут размещаться как подчиненные меню, так и кнопки. Точно так же можно добавить кнопку в одну из стандартных панелей инструментов. Если таких кнопок, которые нужно создать для вызова различных функций приложения, много, лучше создать отдельную панель инструментов, в которую включить все эти кнопки, а также полезные кнопки со стандартных панелей инструментов.

Создается пользовательская панель инструментов аналогично строкам меню:

Снова откройте окно Настройка, щелкнув правой кнопкой мыши в области панелей команд окна приложения.

В появившемся диалоговом окне раскройте вкладку Панели инструментов.

Нажмите кнопку Создать.

В появившемся диалоговом окне введите имя новой панели инструментов Мои макросы и нажмите кнопку ОК. Появится пустая панель инструментов.

В данном случае не нужно менять ее тип (по умолчанию создается именно панель инструментов), раскройте вкладку Команды.

Перетащите этот макрос с помощью мыши на пустую панель инструментов.

Вы можете изменить внешний вид данной кнопки. Для этого в диалоговом окне Настройка нажмите кнопку Изменить выделенный объект или щелкните правой кнопкой мыши по только что созданной кнопке. Отобразится контекстное меню. При этом режим отображения кнопки помечен как Значок и текст . Но можно поместить на кнопке только значок, или только текст. Если вы хотите изменить текст на кнопке, введите этот текст в поле Имя (по умолчанию в этом поле отображается имя макроса).

Вы можете поместить на кнопку другой значок, выбрав понравившуюся картинку на специальной панели. Для отображения набора стандартных значков выделите в контекстном меню команду Выбрать значок для кнопки и щелкните по понравившемуся значку. Если же ни одна из картинок не подходит, можно выбрать наиболее близкий по оформлению значок, а потом исправить его в специальном редакторе. Чтобы открыть окно Редактор кнопок , выберите в контекстном меню команду Изменить значок на кнопке .

Наконец, можно просто скопировать понравившийся вам значок с другой кнопки. Чтобы скопировать значок с одной кнопки на другую:

Откройте диалоговое окно Настройка и выделите ту кнопку на панели инструментов, с которой нужно скопировать значок.

Выберите в контекстном меню команду Копировать значок на кнопке.

Выделите кнопку, значок которой нужно изменить.

Нажмите кнопку Изменить выделенный объект в диалоговом окне Настройка.

Выберите в контекстном меню команду Вставить значок для кнопки .

С помощью диалогового окна свойств кнопки можно изменить текст всплывающей подсказки и задать клавиши быстрого вызова.

Чтобы изменить текст всплывающей подсказки для кнопки на панели инструментов:

В режиме настройки выделите кнопку на панели инструментов. В диалоговом окне Настройка нажмите кнопку Изменить выделенный объект.

Выберите в контекстном меню команду Свойства. Появится диалоговое окно свойств кнопки.

Введите желаемый текст в поле Всплывающая подсказка .

На созданной вами панели инструментов можно разместить любые другие. полезные кнопки, не только кнопки для запуска макросов. Когда создание панели инструментов закончено, вы можете переместить ее на свободное место в верхней части экрана (или поместить у любой другой границы экрана).

Очень важно обеспечить приложение удобным интерфейсом. Access позволяет снабдить базу данных всеми необходимыми элементами интерфейса - меню и панелями инструментов, формами для ввода данных, комбинациями клавиш для быстрого вызова макросов и т.д. Все это делает работу с базой данных удобной и придает приложению законченный вид.

В отчете допускается сортировка по 10 и менее полям или выражениям.

Нажмите кнопку Сортировка и в раскрывшемся списке поле задайте поле, для которого будет выполнена сортировка.

Чтобы обеспечить сортировку записей внутри отсортированной группы записей добавьте еще один уровень сортировки, как это описано выше.

Поле или выражение, указанное в первой строке, определяет первый (основной) уровень сортировки. Вторая строка бланка определяет второй уровень сортировки и т.д.

При сортировке по возрастанию значения сортируются в порядке от «А» до «Я» и от 0 до 9.

Для изменения порядка сортировки выберите пункт "Начиная с Z" для текстовых полей или "От максимального к минимальному" для числовых полей. При сортировке по убыванию значения сортируются в порядке от «Я» до «А» и от 9 до 0.

1. Группировка записей в отчете

В отчетах допускается группировка по 10 и менее полям или выражениям. Группировка может быть выполнена на этапе создания отчета. Для группировки записей в созданном отчете:

Откройте отчет в режиме конструктора.

Нажмите ПКМ и в контекстном меню выберите пункт Сортировка и группировка, чтобы открыть окно Группировка, сортировка и итоги.

Нажмите кнопку Группировка и выберите поле или выражение, для которого задаются параметры группировки в отчете.

Задайте направление группировки, например "От минимального к максимальному".

Добавьте общие и промежуточные итоги для двух – трех полей отчета. Для этого в строке группировка раскройте список Больше и в нем выберите пункт С итогами. На рис. 4.1 показан в режиме Конструктор отчет с группировкой спортсменов по весу. В Отчет добавлены промежуточные итоги по группе (сумма ростов спортсменов с определенным весом) и общий итог (сумма ростов всех спортсменов).

Рис. 4.1. Отчет с группировкой спортсменов по весу в режиме Конструктор.

Рассмотрим параметры группировки, приведенные на рис. 4.1:

·"От минимального к максимальному" определяет способ группировки значений. Список доступных значений этого свойства зависит от типа данных поля, по которому проводится группировка.

·"По всему значению" определяет любой допустимый интервал значений поля или выражения, по которому проводится группировка.

··"С разделами примечания". Добавляет или удаляет область примечаний группы, определяемой полем или выражением.

"Не удерживать группу на одной странице". Задает или отменяет обязательную печать группы на одной странице.

1. Создание вычисляемого элемента управления

Откройте отчет в режиме Конструктор.

Добавьте в область данных отчета элемент управления Поле, как это описано в лабораторной работе №2 (см. рис. 4.2).

Вызовите окно свойств поля и на вкладке Данные в строке Данные вызовите Построитель выражений (нажмите кнопку с тремя точками).

В Построителе задайте поля и операции над ними (например, расчет удельной площади или относительной зарплаты и т.п.).

Удалите надпись созданного поля в области данных и в верхнем колонтитуле отчета задайте наименование вычисляемого поля.

Перейдите в режим макета отчета и просмотрите результаты его формирования.

Рис. 4.2. Использование Построителя выражений для создания вычисляемого поля в режиме Конструктор.

Свойство OrderBy (Порядок сортировки) служит для определения способа сортировки записей в форме, запросе, отчете или таблице. Возвращает доступное для чтения и записи значение типа String .

выражение .OrderBy

выражение (обязательно). Выражение, возвращающее один из объектов из списка "Применение".

Замечания

Свойство OrderBy является строковым выражением, представляющим имя поля или полей, по которым вы хотите отсортировать записи. При использовании нескольких полей их имена разделяются запятыми (,). Свойство OrderBy служит для сохранения значения сортировки и применения его в дальнейшем. Значения свойства OrderBy сохраняются вместе с объектами, в которых они создаются. Они загружаются автоматически при открытии объекта, однако не применяются автоматически.

При настройке свойства OrderBy путем ввода одного или нескольких имен полей записи сортируются в алфавитном порядке. Аналогичным образом Visual Basic для приложений (VBA) по умолчанию сортирует эти поля в порядке возрастания.

Если вы хотите отсортировать записи по убыванию, введите DESC в конце строкового выражения. Например, для сортировки записей клиентов по именам контактов в порядке убывания задайте для свойства OrderBy значение "ИмяКонтакта DESC".

Свойство OrderBy можно задать с помощью страницы свойств объекта, макроса или VBA.

Для отчетов свойству OrderByOn (Сортировка включена) необходимо присвоить значение Yes (Да), чтобы применить порядок сортировки, указанный свойством OrderBy объекта. Для форм следует выбрать поле, по которому будут сортироваться записи, и на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр щелкнуть нужный порядок сортировки. Свойство OrderByOn также можно задать для форм или отчетов с помощью VBA.

Если задать свойство OrderBy для открытого отчета, будут запущены процедуры обработки событий Close (Закрытие) и Open (Открытие) отчета.

Примечание: Когда создается объект, он наследует свойства RecordSource (Источник записей), Filter (Фильтр), OrderBy (Порядок сортировки) и OrderByOn (Сортировка включена) таблицы или запроса, из которых он создан. Для форм и отчетов унаследованные фильтры не применяются автоматически при открытии объекта.

GardenCo

Сортировка данных

Информация в таблицах может быть отсортирована в порядке убывания или возрастания по одному или нескольким полям. Например, можно отсортировать таблицу клиентов по алфавиту, воспользовавшись фамилией в качестве первого поля сортировки и именем - в качестве второго. Получится список, подобный тому, который встречается в телефонных справочниках.

В некоторых случаях сортировка применяется для того, чтобы сгруппировать табличные данные по определенному принципу. Например, если, прежде чем печатать почтовые наклейки, отсортировать адресную информацию по почтовому индексу, наклейки будут сгруппированы в соответствии с требованиями почтовой службы.

В этом упражнении вы воспользуетесь различными способами сортировки данных в таблице и форме. В качестве рабочей будет использоваться папка Office XP SBS\Access\Chap12\Sort . Выполните следующие шаги.

1. Откройте базу данных GardenCo, расположенную в рабочей папке.

2. Откройте таблицу Клиенты в режиме таблицы.

3. Чтобы отсортировать таблицу по полю Штат, щелкните в любом месте столбца Штат, а затем щелкните на кнопке . Записи будут упорядочены по регионам.

Совет . Можно также воспользоваться командами Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) и в меню Записи (Records) или щелкнуть правой кнопкой мыши на столбце, а затем щелкнуть на нужной команде в контекстном меню.

4. Чтобы изменить порядок сортировки на обратный (при условии, что курсор все еще находится в столбце Штат ), щелкните на кнопке Сортировка по убыванию (Sort Descending) . Записи для штата Орегон находятся теперь в начале списка. В обоих случаях сортировка осуществлялась по алфавиту, но данные в поле Город располагаются беспорядочно. Очевидно, что список выиграет, если упорядочить города внутри регионов.

Хотя суть сортировки кажется вполне очевидной, для компьютера все не так просто. В Access цифровые данные могут трактоваться и как числа, и как текст. Поля, содержащие, помимо цифр, пробелы, тире или знаки препинания (как, например, в почтовом индексе или телефонных номерах), трактуются как текстовые. В отличие от них поля, содержащие такие данные, как цена или количество, считаются числовыми. При сортировке текстовых полей, все записи упорядочиваются вначале по первому символу, затем по второму и так далее - вплоть до последнего. Сортировка числовых данных осуществляется по их значениям в порядке возрастания или убывания. Такой подход может привести к неожиданным результатам. В следующей таблице представлены результаты сортировки первого столбца в зависимости от того, является его содержимое текстовым или числовым.

Чтобы отсортировать текстовое поле, содержащее цифры, в порядке возрастания или убывания значений, нужно дополнить их ведущими нулями до одинаковой длины. Например, данные 001, 011, 101 будут отсортированы правильно, даже если они определены как текстовые.

Совет . При сортировке записей по нескольким полям сортировка осуществляется последовательно, слева направо. Поэтому поля сортировки должны быть смежными и располагаться в нужной последовательности.

5. Чтобы разместить столбец Штат слева от поля Город , щелкните на заголовке столбца и перетащите его влево, пока между полями Адрес и Город не появится темная линия.

6. Так как столбец Штат уже выделен, нажмите на клавишу (Shift) и щелкните в заголовке столбца Город , чтобы распространить выделение на оба столбца.

7. Щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) , чтобы упорядочить записи по регионам и городам в порядке возрастания (города будут отсортированы внутри регионов).

Совет . Просматривая записи в режиме формы, их можно отсортировать, но только по одному полю. Для этого щелкните в нужном поле, а затем щелкните на одной из кнопок Сортировка (Sort) .

8. Хотя порядок столбцов в таблице Клиенты не имеет особого значения, все же верните столбец Штат на прежнее место.

9. Сохраните и закройте таблицу Клиенты .

10. Закройте базу данных.