Особенность свертки от «1С-ИжТиСи» - весь объем работ умещается в рамки технологического окна заказчика - времени, когда с базой никто не работает.

Свертка информационных баз 1С используется для сокращения объема информационной базы, а также для повышения быстродействия системы. В процессе свертки происходит удаление устаревших данных и ввод остатков на дату свертки.

Главное отличие решения «1С-ИжТиСи» от типового механизма свертки 1С в том, что операции по изменению данных производятся в максимально сжатые сроки, например, когда размер технологического окна не превышает 2-3 часов.

В случае, если полная свертка не может быть проведена за один сеанс, технология позволяет проводить процесспо частям: как по отдельным объектам, так и по группам объектов в несколько технологических окон.

Кому нужна свертка информационных баз 1С

Любым компаниям, работающим в «1С:Предприятие» продолжительное время:

• если вы заметили, что система начинает работать медленнее обычного - долго формируются отчеты и т.п.;
• когда в информационных базах накопилось большое количество устаревшей, неактуальной информации.

Когда стоит проводить свертку

Свертку стоит производить в следующих случаях:

• Объем базы свыше 50 Гб.
• Учет в базе ведется более 5 лет.
• Размер базы вызывает сложности при создании бэкапа.
• Перед обновлением конфигурации, которая давно не обновлялась.

Организация процесса свертки информационных баз 1С

Типовой план свертки состоит из нескольких этапов:

1. Демо-свертка: 5-10 рабочих дней

Демо-свертка позволяет оценить итоговый размер свернутой информационной базы и время, требуемое на весь процесс, а также выявить ошибки, которые исправляются в ходе последующих этапов. Этап может проводиться как на нашей стороне, так и на стороне заказчика.

2. Проверка результатов демо-свертки: 5 рабочих дней

Свертка базы 1С 8.2 — действия, направленные на уменьшение объема базы данных путём компоновки и архивирования данных за прошлый период. Со временем размер базы данных, особенно в крупных организациях, существенно увеличивается.

Причин для свертки информационной базы 1С 8.3 может быть множество:

• большой объем данных на дисках (для файловой БД размер более 12 Гб — критический, в один прекрасный день программа просто не откроется);
• вследствие большого объема может упасть быстродействие базы данных;
• документы за прошлые периоды «мазолят глаза».

Порой за 3-4 года работы база 1С «вырастает» минимум до 4-5 гигибайт объема.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Для того чтобы избавиться от старых данных и в тоже время не потерять текущие, необходимо произвести свертку базы данных 1С .

Что такое свертка базы в 1С

Свертка базы 1С — это регламентная операция, в которую входит удаление старых ненужных документов. Вместо документов, как правило, формируется 1 документ ввода остатков на определенный период. Тем самым мы обрезаем ведение учета в базе до определенного периода.

Как свернуть базу 1С

Процедура свертки производится обычно с помощью специализированных обработок от фирмы 1С, которые есть на диске ИТС как для 1С 7.7, так и для 1С версии 8. Однако, надо понимать, что свертка базы обработкой с диска ИТС может производиться только с типовой конфигурацией. В противном случае могут появиться ошибки, которые будут видны не сразу. Если у Вас не типовая конфигурация, для свертки базы Вам лучше обратиться к .

Сами обработки свертки делают, по сути, следующие процедуры:

• вводится документ «Ввода остатков» по всем счетам/регистрам на требуемую дату;
• удаляют документы до требуемый даты.

Для примера: свертка базы 1С 8.2 бухгалтерия 2.0 за 3 года занимает порядка 2-3 часов. 1С Бухгалтерия 3.0 за 2 года сворачивалась около часа.

Скачать обработки для свертки 1С

Для свертывания лучше всего скачать свежую обработку свертки для 1С (7.7 и 8) от официальных разработчиков — фирмы 1С, на сайте http://its.1c.ru/ . Также обработку можно скачать от сторонних разработчиков или даже купить доработанные версию по функционалу от частных программистов 1С.

Под сверткой информационных баз 1С понимают процесс обработки документов и регистров конфигурации, а также формирование на начало некоторого года актуальных остатков, свернутых, скомпонованных данных регистров. При этом удаляются или помечаются на удаление документы прошлых лет, кроме документов важных для учета НДС, ОС и ряда других.

Для чего выполняют свертку информационной базы 1С

Свертка выполняется для уменьшения размера базы, более быстрой работы, уменьшения времени обновления и архивирования базы 1С.

Кроме того, используется для сохранения конфиденциальной информации. После проведения свертки, сотрудники и проверяющие организации не будут иметь доступа к документам прошлых лет в текущей рабочей базе.

Важно: в случае необходимости всегда можно развернуть из архива базу 1С 8.3 до свертки и получить необходимую информацию. Можно добавить базу «до свертки» как дополнительную в ярлык запуска 1С 8.3 и всегда иметь ее «под рукой».

Свертка базы 1С 8.3

Обработка Свертка информационной базы в конфигурациях 1С 8.3 Бухгалтерия предприятия, ред.3, Управление торговлей, ред.11 и в ряде других доступна из меню Администрирование – Сервис:

Совет 1. Воспользуйтесь обработкой на копии информационной базы 1С, проанализируйте результаты и затем проведите свертку рабочей базы.

Совет 2 . Перед сверткой сформируйте отчеты по тем объектам конфигурации, информация о которых из прошлых периодов будет нужна в будущих периодах. Прежде всего речь идет об учете основных средств, НДС, признании расходов прошлых периодов. Если ведете учет зарплаты в 1С 8.3 Бухгалтерия, ред.3, то также понадобятся данные о взаиморасчетах с сотрудниками.

Внимание: Оборотно-сальдовую ведомость до свертки можно не формировать, поскольку в 1С 8.3 проверка ОСВ до и после свертки включена как один из этапов обработки.

Совет 3 . Подумайте, до какого периода будете проводить свертку. Иногда бухгалтера оставляют данные прошлого года, так как важно для начисления зарплаты. Или даже данные двух, трех предыдущих лет, если объем операций не слишком велик за эти годы.

Как сделать свертку базы 1С 8.3 Бухгалтерия на примере

Рассмотрим пример свертки реальной базы 1С 8.3 некоторого предприятия: конфигурация Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия, ред.3. Это фактически конфигурация Бухгалтерия предприятия, ред.3, но расширенная за счет добавления специализированных отраслевых объектов.

Предположим, что информационная база предприятия после процесса тестирования и исправления, включая упаковку информационной базы, достигла 4 Гб. Пользователи работают в базе с 2011 года. Так как организацию проверяла налоговая инспекция, включая период 2015 года, и зарплату с 2016 года организация начисляет уже не в 1С 8.3 Бухгалтерия, а в 1С 8.3 ЗУП, ред.3, было принято решение свернуть базу вплоть до 2016 года.

Этап 1. Создание резервной копии

Из меню Администрирование – Сервис запускаем обработку под пользователем с правами Администратора. В нашем примере Админ . Вводим пароль пользователя Админ для доступа к базе 1С 8.3. Если выполняете свертку на уже созданной копии программы, то флажок Создать резервную копию можно сбросить. В противном случае – указываем Каталог резервной копии ИБ:

Если нажмем на клавишу F1 на клавиатуре, то сможем получить справку о предназначении и особенностях использования данной обработки. Ознакомившись, закрываем справку и по кнопке Далее переходим к следующему шагу обработки Пройденные этапы выделяются зеленым цветом.

Этап 2. Настройка свертки

На этом этапе определяем на начало какого года сформировать остатки в 1С 8.3. По умолчанию установлен флажок Установить дату запрета изменения данных. Она будет установлена на 31.12.2015 года в случае формирования остатков на начало 2016 года:

Есть возможность провести свертку базы по всем организациям или только по одной. По примеру в базе 1С 8.3 одна организация, поэтому выбора организаций для свертки в обработке не предлагается.

Этап 3. Формирование остатков

По кнопке Далее переходим к установке правил формирования остатков. Для типовых конфигураций они предопределены, а для 1С 8.3 Бухгалтерия предприятия, ред.3 есть возможность Восстановить рекомендуемые настройки, если их изменяли.

Можем задать правила свертки для Журнала проводок: Не сворачивать или Свернуть:

Можем определить правила отдельно для каждого регистра накопления:

По умолчанию, например, в обработке для 1С 8.3 Бухгалтерия предприятия, ред.3 стоит Не сворачивать у регистров НДС Покупки, НДС Продажи, НДС предъявленный и ряда других. То есть разработчики проанализировали какие параметры базы необходимо сохранить в полном объеме, а какие можно свернуть.

Но можем, к примеру, установить Не сворачивать у регистра накопления НДС, включенного в стоимость:

Этап 4. Просмотр операций

На этапе Просмотр операций можно открыть сформированные остатки на 01.01.2016г., в базу операции запишутся 31.12.2015г. Допускается остатки откорректировать или даже создать новую операцию ввода остатков по кнопке Создать:

Ниже приведены варианты созданных операций по регистрам бухгалтерии:

По регистрам сведений:

По регистрам накопления:

Этап 5. Проверка

Далее переходим к проверке созданных документов. На этом этапе видим отчет похожий на оборотно-сальдовую ведомость, сформированный на конец 2015 года на момент до свертки и после свертки. Расхождения между данными в нашем случае только по дополнительному счету 000, который использовали для ввода остатков на момент начала работы с базой:

Можно вывести и сравнить данные и по налоговому учету (НУ). Для этого используем как во всех стандартных отчетах 1С кнопку справа Показать настройки и выставляем флажок у показателя НУ:

Формируем отчет с данными по БУ и НУ. Затем переключаем проверку на Регистр сведений и накопления:

Есть возможность отобразить информацию по отдельным регистрам сведений и накоплений. По кнопке Еще можем установить или снять флажок выбора у регистров, информацию по которым хотим получить:

Этап 6. Удаление старых документов

Есть возможность по кнопке Назад перейти на предыдущие этапы свертки, в том числе удалить созданные документы остатков. Или по кнопке Далее перейти на следующий этап – Удаление старых документов . На этом этапе получаем предупреждение о необратимости процесса в 1С 8.3. Но старые документы будут пока лишь помечены на удаление. Этот этап гораздо продолжительнее всех предыдущих и может быть весьма длительным:

Этап 7. Готово

По завершению этого этапа получаем сообщение об успешном завершении свертки:

Этап 8. Удаление помеченных на удаление документов

Открыв Журнал операций видим, что документы с 2011 года помечены на удаление:

Совет 4. Воспользуйтесь в обработке Удаление помеченных объектов возможностью Частичного удаления объектов. Удаляйте связанные группы объектов. Выполняйте удаление поэтапно, а между этапами делайте перерывы. Или запланируйте свертку на период больших праздников.

Но перед удалением помеченных на удаление документов постройте необходимые отчеты, которые подскажут, остались ли все данные для правильного учета ОС, зарплаты, НДС.

В 1С 8.3 Бухгалтерия будет полезно до и после свертки сформировать отчеты на дату свертки:

• Ведомость амортизации ОС;
• Универсальный отчет по различным регистрам накопления для анализа расходов при упрощенке, для контроля НДС, взаиморасчетов с сотрудниками и т.д.;
• И другие отчеты в зависимости от учетной политики предприятия.

Дополнительно следует найти у партнеров 1С обработки, которые укажут на неиспользованные объекты конфигурации. Например, найти элементы справочника Номенклатура, ссылок на которых уже нет, так как документы прошлых периодов удалены. И, если не предполагаем больше продавать – покупать эту номенклатуру, то можно удалить ее.

В процессе свертки информационной базы данных в ней выполняются следующие действия:

• формируются документы ввода остатков на дату, когда осуществляется свертка;
• удаляются документы и движения по регистрам, которые были в программе до даты свертки включительно.

Свертка информационной базы данных позволяет:

• ускорить работу системы;
• уменьшить размер 1С ИБД.

ВНИМАНИЕ! Перед тем, как приступить к свертке информационной базы необходимо:

• выполнить предварительную тестовую свертку на копии рабочей 1С ИБД;
• если тестовая свертка завершилась успешно, только тогда можно приступать к свертке рабочей информационной базы данных, предварительно выполнив ее резервное копирование.

Для свертки информационной базы данных используется обработка для конфигурации (редакция 1.6), которая есть на диске . Для редакции 2.0 данная обработка не подходит, поскольку в ней нет документа «Корректировка записей регистров». Заказать можно у нас на сайте.

Заказать свертку

Пошаговая инструкция по свертки базы

• Сначала необходимо создать резервную копию информационной базы данных. Затем зайти в базу, используя режим 1С: Предприятие , и проверить все ли документы выполнены по закрытию месяца на дату свертки.
• Далее необходимо сделать отчет Оборотно-сальдовая ведомость за тот период, за который планируется произвести свертку базы.
• Используя команду «Открыть» (меню «Файл»), загружаем внешнюю обработку Свертка базы 2.0.
• Свертка базы осуществляется после нажатия соответствующей кнопки на нижней панели, в процессе чего выполняется удаление объектов за указанный в обработке период. Следует отметить, что выполнение процесса может длиться достаточно долго. После проведения свертки 1С ИБД корректировать и перепроводить документы за свороченный период ни в коем случае нельзя.
  Также нельзя не сказать, что если в процессе свертки имели место ошибки, из-за которых удаление объектов было прервано или выполнено не полностью, то это может привести к тому, что по некоторым регистрам итоги будут отключены. Этот факт в свою очередь делает невозможным получение итогов по некоторым регистрам. Просмотреть перечень регистров, по которым итоги отключены, можно на закладке «Регистры с отключенными итогами». Здесь же при необходимости можно включить итоги.
  Если процесс свертки прерывался в силу каких-либо причин, то перечень документов ввода остатков всегда можно восстановить, используя кнопку «Заполнить список» на закладке «Документы ввода остатков», указав интервал дат.
• Последний этап — удаление помеченных объектов. Его можно осуществлять, если все выше описанные этапы свертки успешно завершились.
  • В меню «Операции» нужно выбрать команду «Удаление помеченных объектов».
  • В верхней части окна содержится диалог с перечнем обнаруженных в 1С ИБД объектов, помеченных на удаление. Любой из них пользователь может открыть и просмотреть. С использованием пометок пользователь также может определить, какие объекты необходимо проверить на возможность удаления. Определить, есть ли ссылки на удаляемые объекты, поможет кнопка «Контроль». Тщательно проверив объекты для удаления, и не выявив ошибок, нужно запустить процесс удаления объектов, нажав кнопку «Удалить».

По окончанию свертки базы необходимо убедиться, что все прошло правильно. Для этого открываем Оборотно-сальдовую ведомость и сравниваем ее с той, которую сохранили до выполнения свертки. Если они идентичные, то свертка базы выполнена корректно.

В этой статье я расскажу об алгоритме, который используется в процессе, называемом 1с свертка базы.

Cвертка базы 1c (сворачивание базы 1с) - это процедура, применяемая для оптимизации данных, накопленных в базе 1С. Свертка базы 1с проводится для улучшения качества работы пользователей.

Причины свертки базы 1С

Давайте рассматривать теоретический вопрос о свёртке базы данных с точки зрения практического примера. Например, сегодня - 14 марта 2008 года. Я работаю с базой 1С, которая ведётся с 01 января 2003 года. База ведётся уже 5-ый год. Базу сложно обслуживать программисту (усложнение системы из-за увеличения количества элементов). С базой также сложно работать пользователям (скорость работы программы).

Как можно оптимизировать работу с базой 1С?

Программисту, по большому счёту, наплевать на объём базы, потому что программист работает не с данными, а с алгоритмами обработки данных. Проблемы при работе с большой базой данных могут возникнуть у программиста, выполняющего администрирование базы, разве что в тех случаях, когда нужно восстановить последовательность после перепроведения документа в прошлом периоде, или тогда, когда нужно перепровести все документы вследствие внесения изменений в алгоритм каких-либо расчётов. Поэтому оптимизация базы, как правило, проводится с целью повышения качества работы пользователей базы.

Функциональные особенности при работе с данными

Функции пользователей, работающих с базой 1С, можно разделить на три группы:

1. Ввод первичных данных;
2. Анализ введённых данных;
3. Планирование будущих данных.

Пройдёмся по функциональным группам пользователей.

1. Тем, кто вводит данные, не нужны остатки и обороты даже за "вчера". Не говоря уже о данных за прошлый месяц или за позапрошлый год.
2. Тем, кто анализирует данные, нужны данные за прошлые периоды. Но здесь нужно уточнять, какие именно данные им нужны. Об этом поговорим ниже.
3. Тем, кто планирует данные, нужны результаты анализа прошлых периодов. Другими словами, для нужд пользователей этой группы также нужны данные, накопленные в предыдущих периодах.

Детализация данных для свертки базы 1с

Чтобы определить, какие данные нужны для анализа и планирования, прежде всего нужно уточнить степень детализации данных. Заранее скажу, что детализация данных, необходимых для анализа и планирования, и является ключом к решению задачи о свёртке базы 1С.

Какие бывают уровни детализации данных в базе 1С? Я могу назвать такие:

• Проводка по счетам в бухгалтерском учёте.
• Движение регистра в оперативном учёте.
• Документ.
• Оборот за день (неделю, декаду, месяц, квартал, полугодие, год).
• Остаток на начало и на конец периода (дня, недели, декады, месяца, квартала, года).

После того, как будет определён достаточный уровень детализации данных, необходимых для проведения эффективного анализа и планирования, можно говорить о степени сжатия данных при свёртке базы.

Работа с данными в "сжатом" периоде после 1с свертки базы

Если данные в определённом периоде "свёрнуты" или "сжаты", то понимается, что их количественно стало меньше на определённую величину. Если количество данных уменьшается, то определённые данные теряются безвозвратно.

Как можно получить доступ к свёрнутым данным, если в этом возникнет необходимость? Это очень важный вопрос, и на него нужно ответить, прежде чем проводить свёртку базы данных 1С.

Для примера, приведу два крайних случая.

Случай 1: Финансовый директор в любой день 2008 года хочет иметь возможность посмотреть детальную карточку взаиморасчётов с покупателем "Альфа" за март 2005 года.

При таком условии свёртка базы 1с невозможна, потому что сворачивать (сжимать) данные ниже уровня проводки (движения регистра) невозможно.

Исключением можно считать такой способ работы, при котором свёртка базы всё-таки проводится, и в рабочей базе от данных свёрнутого периода остаются только остатки на начало рабочего периода. Тогда у предприятия появляется две рабочих базы:

1. Рабочая база, в которую вводятся данные о текущих операциях.
2. Архивная база, в которой хранятся данные об операциях прошлых периодов.

При этом у финансового директора, например, имеется доступ ко второй базе, работа с которой была фактически остановлена. И финансовый директор при желании может в любой момент войти в "старую" базу и получить все необходимые ему данные в предыдущих периодах.

Случай 2: Финансовый директор хочет в любой день 2008 года иметь возможность узнать величину расходов на аренду всех складских помещений предприятия за 3 квартал 2005 года. И более детальная информация (карточка взаиморасчётов с арендодателем склада, например) ему не нужна.

В таком случае 1с свёртка базы проводится таким образом:

1. Специальным запросом выбираются обороты по статье "Складские расходы" с детализацией по кварталам.
2. Для каждого квартала, получаемого в запросе, создаётся новый документ "Операция" (или другой специальный документ), в который вносится сумма оборота по статье "Складские расходы". Документ записывается и проводится.
3. Специальная обработка удаляет все документы, которые вводили данные за сворачиваемый период по статье "Складские расходы" (кроме нашего специального документа, который мы создали при свёртке базы).

Исключением также можно считать такой способ работы, при котором свёртка базы проводится с перенесением только входящих осатков на начало рабочего периода. У предприятия появляются две базы ("рабочая" и "старая"). А финансовый директор создаёт в MS Excel, например, специальную табличку для личного пользования. В этой табличке он будет проводить анализ и планирование данных. В табличку он вручную заносит итоговые значения по нужным ему финансовым показателям за анализируемый период. Данные для анализа он берёт из "архивной" базы.

Стандартный алгоритм свертки базы 1С

В большинстве же случаев свёртка базы проводится банальнее.

1. Обработка создаёт новые документы типа "Ввод начальных остатков".
2. Запрос выбирает остатки по всем бухгалтерским счетам, измерениям регистров и прочим значимым хранилищам данных на конец сворачиваемого периода.
3. Получаемые в запросе данные вносятся в документы типа "Ввод начальных остатков".
4. Документ сохраняется и проводится последним днём сворачиваемого периода.
5. Все документы 1С за сворачиваемый период удаляются.

Методы свертки базы 1С

Таким образом, можно выделить два способа сворачивания данных в базе 1С:

1. В свёрнутом периоде все операции удаляются, а на начало рабочего периода вносятся только начальные остатки, имеющиеся на конец свёрнутого периода.
2. То же, что и в первом способе, но в свёрнутом периоде оставляются обороты по показателям, которые необходимы в текущем режиме в рабочем периоде, с необходимым уровнем детализации. На начало рабочего периода переносятся остатки, рассчитанные с учётом оборотов, оставшихся в свёрнутом периоде.